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Uno de los aspectos que las empresas han comenzado a cuidar al detalle desde hace ya unos años es la protección de sus datos. Aún más con los avances en materia legislativa como el reglamento general de protección de datos elaborado por la Unión Europea. Por esto, a continuación queremos hablarte sobre un tema que posiblemente hayas tenido que gestionar de una u otra manera. Nos referimos a las herramientas que hay en el mercado para realizar un seguimiento de tu departamento Comercial. En concreto, respondemos a la siguiente pregunta: ¿Es legal monitorizar a tu equipo de ventas con GPS?
La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, es la normativa que rige los aspectos legales para realizar una monitorización de tu equipo de ventas con GPS acorde a la legalidad vigente. De hecho, el preámbulo de esta Ley afirma que la protección de las personas físicas en relación con el tratamiento de datos personales es un derecho fundamental protegido por el artículo 18.4 de la Constitución española. De esta manera, nuestra Constitución fue pionera en el reconocimiento del derecho fundamental a la protección de datos personales cuando dispuso que la “ley limitará el uso de la informática para garantizar el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos”.
Asimismo, el Tribunal Constitucional señaló en su Sentencia 94/1998, de 4 de mayo, que nos encontramos ante un derecho fundamental a la protección de datos por el que se garantiza a la persona el control sobre sus datos, cualesquiera datos personales, y sobre su uso y destino, para evitar el tráfico ilícito de los mismos o lesivo para la dignidad y los derechos de los afectados. De esta forma, el derecho a la protección de datos se configura como una facultad del ciudadano para oponerse a que determinados datos personales sean usados para fines distintos a aquel que justificó su obtención.
Por su parte, en la Sentencia 292/2000, de 30 de noviembre, lo considera como un derecho autónomo e independiente que consiste en un poder de disposición y de control sobre los datos personales que faculta a la persona para decidir cuáles de esos datos proporcionar a un tercero, sea el Estado o un particular, o cuáles puede este tercero recabar, y que también permite al individuo saber quién posee esos datos personales y para qué, pudiendo oponerse a esa posesión o uso.
Una vez detallada la actual jurisprudencia al respecto de la protección de datos, entendido como un derecho fundamental de las personas, vamos a explicarte algunos aspectos de esta normativa para que puedas aplicarla en tu relación con tu equipo de ventas. En España, el Tribunal Constitucional ha indicado en varias resoluciones que la constitucionalidad de cualquier medida restrictiva de derechos debe estar determinada por la observancia estricta del principio de proporcionalidad, que debe respetarse cumpliendo una serie de condiciones marcadas por la propia Ley.
Estos requisitos se basan en el principio de idoneidad, según la cual la medida debe ser susceptible de conseguir el objetivo propuesto; el principio de necesidad, de tal forma que ésta se utilice cuando no exista otra medida más moderada para lograr el objetivo con un nivel de eficacia similar; y el de proporcionalidad estricta, que señala que si esta medida es equilibrada y tiene más beneficios para el interés general que perjuicios pueda generar.
Sabemos que esta terminología legal puede ser algo complicada de entender, por lo que queremos aclararte que es legal monitorizar a tu equipo de ventas con GPS si previamente se ha informado de manera individual a cada uno de tus empleados de las medidas que se van a tomar y si estas medidas de carácter restrictivo de la protección de los datos personales respetan los principios de proporcionalidad y adecuación que acabamos de contarte.
Eso sí, no debemos olvidar que la geolocalización del teléfono móvil de un empleado es un aspecto muy delicado en términos legales, por lo que te recomendamos que en el caso de que estés planteando tomar este tipo de medida, realices un análisis individualizado y pormenorizado de cada caso, ya que tu empresa debe estar segura de que esta medida restrictiva de este derecho fundamental está plenamente justificada.
Por supuesto, la legalidad de monitorizar a tu Equipo de Ventas con GPS llega hasta su puesto de trabajo, pero nunca a su ámbito personal y privado, por lo que resulta clave establecer medidas para la desactivación del seguimiento de tus vendedores cuando éstos abandonen sus funciones profesionales.
En este artículo ya hemos destacado que cuando hablamos de GPS o geolocalización, hemos de pensar que estos términos están directamente relacionados con el conjunto de leyes que regulan nuestros datos de carácter personal.
Por tanto, el primer consejo que queremos darte para gestionar correctamente la geolocalización de tu Equipo de Ventas es cumplir la normativa actual sobre Protección de Datos. Para ello, es básico conocer que la actual normativa considera dato de geolocalización cualquier dato tratado en una red de comunicaciones electrónicas que indique la posición geográfica del equipo terminal del usuario de un servicio de comunicaciones electrónicas disponible para el público.
A partir de esta definición, el segundo consejo que te ofrecemos es cumplir con el imperativo legal de informar a tus trabajadores de que vas a utilizar alguna herramienta de geolocalización durante su tiempo de trabajo. Lo contrario implicaría una vulneración de sus derechos fundamentales y exponerse a posibles juicios en los que la empresa siempre tendría una posición muy difícil y podría recibir infracciones de tipo administrativo, según lo marcado por la ley.
No obstante, aquí debemos incidir en el hecho que, si bien es obligatorio informar al empleado, la monitorización de tu equipo de ventas con GPS es un tratamiento de datos personales que no implica el consentimiento previo del empleado, ya que este tratamiento se realiza única y exclusivamente dentro de la relación laboral que une a ambas partes, por lo que no sería obligatorio solicitar el consentimiento para monitorizar a tus vendedores con GPS.
El tercer consejo tiene que ver con los límites que impone la propia ley a la monitorización de tu Equipo de Ventas con GPS. En concreto, a la necesidad de suprimir cualquier tipo de geolocalización que implique una pérdida de privacidad en el ámbito personal y privado de los trabajadores.
Y el cuarto consejo es contar con soluciones tecnológicas con altos estándares en lo que a protección de datos se refiere. Así, te recomendamos que implementes en tu negocio la norma ISO 27001, el mejor estándar disponible para proporcionar un sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI) para datos confidenciales tan importantes como tu información financiera, aspectos relacionados con la propiedad intelectual, así como detalles de tus empleados y otros datos personales.
Además, te aconsejamos el reforzamiento de la seguridad de tus datos mediante firewalls que permiten la creación de redes privadas, junto con el cifrado de los datos, las conexiones personalizadas y, por supuesto, cuidar la seguridad física de los datos, tal y como hacemos en ForceManager, donde aplicamos uno de los protocolos de seguridad más estrictos de la industria en nuestras oficinas.
Nuestro CRM para vendedores no realiza un seguimiento continuo con GPS, sino que únicamente geolocaliza a las visitas comerciales cuando el vendedor confirma su realización con un check-in. Además, el vendedor puede no dar permiso para este seguimiento. Esto garantiza que tanto la empresa como el trabajador mantienen intactos sus derechos y obligaciones y pueden sumar esfuerzos para lograr los objetivos de ventas.
Si quieres más información sobre cómo contar con una solución que permite a los directores de ventas monitorizar en un mapa las visitas geolocalizadas de su equipo y conocer en tiempo real el desempeño profesional de los representantes de ventas a su cargo, tan solo tienes que solicitar una demostración gratuita de ForceManager. Uno de nuestros expertos organizará una sesión personalizada contigo para contarte de primera mano todo lo que podemos hacer para impulsar las ventas de tu negocio.
