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En el contexto empresarial global, diferenciarse a través de tu producto o servicio es tan importante como hacerlo llevando a cabo una buena gestión interna que te permita ser más eficiente y planificar mejor el futuro. Para eso, las organizaciones cuentan con sistemas como los ERP, siglas de Enterprise Resource Planning, o Planificación de Recursos Empresariales. En este artículo, exploraremos qué es un ERP, cómo funciona y cómo puede transformar tu negocio, llevándolo al siguiente nivel de eficiencia y competitividad.
Índice de contenidos:
Un ERP es un sistema de software que centraliza e integra la gestión de los principales procesos de una empresa en una única plataforma tecnológica. Esto incluye la contabilidad, la gestión de inventarios, la producción, las ventas y los recursos humanos, entre otros. En una analogía con el cuerpo humano, equivaldría al sistema nervioso central de una empresa.
Estos “planificadores de recursos de una empresa”, han evolucionado en los últimos años y ya se integran con las tecnologías más avanzadas como la inteligencia artificial y el machine learning para automatizar tareas y mejorar la eficiencia de las organizaciones. Hoy en día, empresas de todos los tamaños y tipos los usan para centralizar su información sin necesidad de sistemas dispares en diferentes departamentos, facilitando la consolidación de la información, la toma de decisiones y la planificación estratégica.
El concepto de ERP tiene sus raíces en los sistemas MRP (Material Requirements Planning) que surgieron en los años 60. Como su nombre indica, estos primeros sistemas estaban enfocados en la gestión de materiales y la planificación de producción en industrias manufactureras.
Con el tiempo, los sistemas MRP evolucionaron para incluir más áreas de la empresa, convirtiéndose en lo que hoy conocemos como ERP. En los años 90, empresas como Sage, SAP y Oracle comenzaron a desarrollar sistemas ERP completos, diseñados para gestionar todas las funciones empresariales, más allá de la manufactura. Hoy en día, los ERP son una herramienta fundamental en la transformación digital de las empresas de todo el mundo.
Ya puedes haber deducido que un ERP tiene múltiples funciones, pero, para resumir, sirve para integrar y automatizar los procesos clave de una empresa, y dependerá mucho de las necesidades de cada una. En función de eso, un ERP puede contar con módulos dedicados a distintas áreas específicas de gestión. Estos son los más importantes:
Una de las principales ventajas de un ERP es la unificación de bases de datos. En lugar de que cada departamento maneje su propio conjunto de datos, lo que puede llevar a inconsistencias y duplicaciones, el ERP centraliza toda la información. Esto no solo mejora la precisión de los datos, sino que también facilita la colaboración entre departamentos, al permitir que todos trabajen con la misma información actualizada.
El software ERP automatiza muchos de los procesos repetitivos de una empresa, como la facturación, la gestión de inventarios, y la generación de informes financieros. Esta automatización no solo reduce los errores humanos, sino que también libera tiempo para que los empleados se centren en tareas más estratégicas. Aquí es clave la IA y el aprendizaje automático que identifica patrones y optimiza procesos, reduciendo la intervención humana.
Con un ERP, los gerentes y directivos pueden tener acceso a información en tiempo real sobre todas las áreas de la empresa. Esto es crucial para la toma de decisiones estratégicas, ya que permite reaccionar rápidamente ante cambios en el mercado o dentro de la propia empresa. Por ejemplo, un ERP puede mostrar el estado del inventario en tiempo real, permitiendo tomar decisiones informadas sobre la producción o la distribución. Aquí también es clave la IA porque es capaz de procesar un gran volumen de datos al momento.
El módulo de gestión financiera es uno de los más importantes de un ERP. Incluye funciones de contabilidad, facturación, gestión de activos y control de presupuestos. Un ERP facilita el seguimiento del flujo de caja, la elaboración de informes financieros y el cumplimiento de normativas fiscales, lo que contribuye a una gestión financiera más precisa y eficiente. La IA puede predecir tendencias y realizar análisis avanzados para controlar presupuestos, por ejemplo.
El módulo de recursos humanos de un ERP cubre todo lo relacionado con el personal, desde la contratación hasta la gestión de nóminas y el seguimiento del rendimiento de los empleados. Con un ERP, las empresas pueden automatizar la gestión de beneficios, controlar las ausencias y vacaciones y realizar evaluaciones de desempeño de manera más eficiente. La IA es clave en la automatización de procesos de reclutamiento, desde la preselección de candidatos hasta la evaluación del rendimiento.
Un ERP, también conocido como «suite de ERP», funciona como un sistema de módulos integrados que hablan entre sí y comparten una base de datos común, a la que tienen acceso los diversos departamentos. Esto significa que todos los usuarios trabajan con la misma información, de forma coordinada y eficiente.
Como hemos visto, estos módulos están generalmente enfocados en cada una de las áreas del negocio y se pueden agregar e ir escalando según sea necesario, además de personalizarlos según los requisitos específicos de cada industria. El software de ERP se puede comprar usando un modelo de suscripción en la nube (SaaS, software como servicio) o un modelo de licencia (on-premise).
Un ERP on-premise es aquel que se instala localmente en los servidores de la empresa. Esto proporciona un mayor control sobre el sistema, pero también implica mayores costos de mantenimiento y actualización. Las empresas que eligen esta opción suelen ser aquellas que tienen necesidades muy específicas de seguridad o que prefieren tener un control total sobre sus sistemas.
El ERP en la nube ofrece la ventaja de ser accesible desde cualquier lugar y dispositivo, lo que lo hace ideal para empresas con equipos distribuidos geográficamente. Además, el proveedor del ERP se encarga del mantenimiento, actualizaciones y seguridad, lo que reduce los costos y la carga operativa para la empresa.
Un ERP híbrido combina lo mejor de ambos mundos: algunas partes del sistema están instaladas localmente y otras están alojadas en la nube. Esto proporciona flexibilidad, ya que las empresas pueden mantener un control local sobre las áreas más críticas mientras aprovechan las ventajas de la nube para otras funciones.
Un ERP vertical está diseñado para satisfacer las necesidades específicas de una industria en particular, como la manufactura, la salud o la distribución. En cambio, un ERP horizontal es más generalista y puede ser utilizado por empresas de cualquier sector.
Implementar un ERP permite automatizar muchos procesos, lo que mejora la eficiencia operativa al reducir los errores manuales y el tiempo dedicado a tareas repetitivas. Esto se traduce en una mejor utilización de los recursos y en un aumento de la productividad.
Con acceso a datos precisos y en tiempo real, los equipos pueden tomar decisiones más informadas y estratégicas. Un ERP proporciona una visión integral del rendimiento de la empresa, lo que ayuda a identificar oportunidades de mejora y a reaccionar rápidamente ante posibles problemas.
Al optimizar los procesos y eliminar la duplicación de esfuerzos, un ERP contribuye a la reducción de costos operativos. Además, permite gestionar de manera más eficiente los inventarios y los recursos financieros, lo que resulta en un uso más efectivo del capital.
Al centralizar la información y los procesos, un ERP mejora la colaboración entre departamentos, ya que todos los equipos trabajan de forma coordinada con la misma información actualizada.
Un ERP es altamente escalable, lo que significa que puede crecer junto con la empresa. A medida que la empresa amplía sus operaciones, el ERP puede adaptarse para gestionar nuevas funciones y volúmenes de datos sin perder eficiencia.
El ERP es una solución ideal para empresas de todos los tamaños. Las pequeñas y medianas empresas (PYMEs), por ejemplo, lo suelen implementar para mejorar su gestión operativa. Aunque un autónomo puede no necesitar todas las funcionalidades de un ERP completo, algunos módulos, como los de contabilidad o gestión de inventarios, pueden ser muy útiles para mantener un control preciso de sus operaciones.
ERP como Sage, SAP, Oracle o Microsoft Dynamics se han convertido en referentes en la industria para todo tipo de empresas por su capacidad para gestionar de manera integral las operaciones. ForceManager se integra con estos ERP y con otros, puedes consultar nuestra página para saber más acerca de estas integraciones.
Para elegir el ERP adecuado, es esencial realizar una evaluación detallada de las necesidades de tu empresa, considerar el presupuesto disponible, y revisar la escalabilidad y el soporte técnico que ofrece cada proveedor. Estos son los pasos básicos que debes considerar:
Realiza una evaluación de las necesidades específicas de tu empresa. Identifica qué áreas necesitan mayor automatización o integración, como finanzas, recursos humanos o inventarios. Considera también el volumen de transacciones y la interoperabilidad con las herramientas que ya utilizas.
Compara los diferentes tipos de ERP disponibles:
Ten en cuenta estos aspectos clave antes de tomar una decisión:
Aunque se pueda confundir un ERP con un CRM, no son lo mismo. Un CRM (Customer Relationship Management) gestiona las relaciones y comunicaciones con los leads y clientes, enfocándose en ventas y marketing, mientras que un ERP (Enterprise Resource Planning) integra y centraliza los procesos internos de toda la empresa.
Así, integrar un ERP con un CRM permite que la información que se recoge en cada uno de los sistemas fluya entre ambos. Esto contribuye a la optimización de procesos, la mejora de la colaboración entre departamentos y proporciona una visión integral de las operaciones del negocio.
Algunas de las ventajas concretas son:
Sea cual sea el ERP que use tu empresa, ForceManager se integra con cualquier sistema de gestión propio, así como con los principales y más conocidos, destacando Sage 50 y Sage 200, para los que cuenta con integraciones nativas.
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