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Quando un direttore commerciale si avvicina per la prima volta al complesso tema della previsione delle vendite, generalmente si trova a dover scegliere tra due differenti approcci tecnici, entrambi ricchi di aspetti positivi ma non sempre adattabili a tutte le reti commerciali. Se non hai ancora letto il nostro articolo dedicato alle metodologia di previsione vendita, riassumiamo i punti salienti dei due metodi;
Basati su modelli matematici, utilizzano gruppi definiti di dati storici per prevedere il tasso di crescita delle future entrate dell’azienda.
Basati su feedback soggettivi, emozioni od opinioni raccolte da gruppi di persone con esperienza nel medesimo settore di business della tua attività, includono strumenti come ricerche di mercato, interviste a gruppi di esperti o la cosiddetta metodologia “Delphi” e sono principalmente utilizzati quando si vuole approcciare un mercato nuovo o di cui si possiedono pochi dati accurati.
L’oggetto di questo articolo, come avrai intuito dal titolo, saranno gli esponenti della prima categoria, generalmente più accurati nelle previsioni, anche grazie al fatto che si basano su dati reali già acquisiti e trend storicamente registrati; questo non vuol dire che siano infallibili o che siano adattabili a tutte le situazioni possibili, anche perchè nessuna previsione delle vendite è accurata al centesimo ma ha sempre un range di tolleranza.
Prima di cominciare un’ultima avvertenza. L’aggettivo quantitativo potrebbe farti pensare ad una full immersion in formule matematiche complesse, calcoli lunghissimi e tonnellate di numeri ma non è proprio così: anche se qualche calcolo è indispensabile, non è nulla che tu non possa affrontare serenamente. L’obiettivo è quello di semplificare la vita ai direttori commerciali e i quattro metodi di cui ti parleremo tra poco sono tra i più diffusi ed utilizzati nel mondo delle vendite: conosciuti anche come i modelli delle serie temporali, cercano di prevedere i futuri fatturati applicando modelli trovati analizzando gruppi di dati acquisiti nel passato.
Il primo metodo su cui ci concentriamo è conosciuto nel mercato anglo-americano come “Historical growth rate” tradotto in italiano con tasso di crescita storico. Sostanzialmente quello che devi fare è utilizzare dati presi da un determinato di tempo (settimane, mesi o anche anni) coerente con il tipo di analisi predittiva che vuoi condurre. Per aiutarti a capire meglio, facciamo un’esempio semplice. Immagina di dover prevedere l’andamento delle vendite per il prossimo mese, partendo dai risultati ottenuti in quello scorso, questa è la formula che devi usare:
Vendite del mese scorso (X) x (1+% di crescita)= previsione delle vendite per il prossimo mese
Ipotizzando che tu abbia avuto un incremento del 25% e tu abbia venduto 20.000€ di beni o servizi, le previsioni per il periodo successivo saranno:
20000€ x ( 1+25%)= 25000€
Piuttosto intuitivo, non trovi?
Questa metodologia prevede che tu inserisca i tuoi dati inerenti ad uno specifico periodo di vendita in un grafico, disegnando una linea che attraversi il centro dei punti ed estendendola verso il futuo. Facciamo qualche esempio
Sull’asse verticale (y) trovi le vendite, suddivise in incrementi di 10.000 $ e sull’asse orizzontale (x) c’è il periodo di tempo preso in considerazione, suddiviso in base mensile.
Per poter prevedere il budget di vendita per il prossimo mese puoi utilizzare la funzione TREND di Excel (trovi molti tutorial online e su Youtube) o, in alternativa puoi cliccare sulla linea disegnata nel grafico per fare apparire un pop-up sul lato destro del foglio di calcolo Clicca sull’icona della “barra dei grafici” e ti apparirà un menù a tendina con le opzioni per estendere la linea con le previsioni di vendita.
Quello che ti apparirà dovrebbe assomigliare a questa immagine:
Dove la linea si interseca con le date delle previsioni, dovresti trovare la previsione di vendita: nell’esempio qui sopra il punto di incontro è al mese 6 (asse x) e a 172000€ (Asse y), il che vuol dire che il forecasting per il mese 6 è di 172.000€.
Purtroppo anche questo metodo, per quanto affascinante, ha i suoi limiti, soprattutto per quei settori in cui il ciclo di vendita è normalmente soggetto a variazioni significative tra un mese e l’altro. Pensa per esempio a chi vende gelati, notoriamente prodotti soggetti a stagionalità significative: è impossibile che a Settembre il fatturato cresca proporzionalmente a quanto accade ad Agosto ( a meno che non sia un mese con temperature anomale).
In questo caso si tratta di una metodologia di previsione delle vendite basata sull’analisi dei risultati ottenuti in un dato periodo nel passato e rappresentato dal rapporto:
guadagni totali/somma dei periodi passati
Questo vuol dire che, partendo dal fatto che i tuoi obiettivi sono calcolati in mesi, che ti trovi in Maggio e che fino ad ora hai venduto per un importo pari a 100.000€, in media hai chiuso trattative per 20.000€ ogni mese. Il calcolo per prevedere il tuo fatturato annuale è abbastanza semplice:
7 (il numero di mesi che ti mancano alla fine dell’anno) x 20.000€ =140.000€
Il che, sommato a quanto hai già venduto da come risultato:
100.000€ +140.000€ = 240.000€.
Chiaramente si tratta di una tecnica che funziona molto bene quando devi ottenere previsioni di vendita per la restante parte del tuo periodo di vendita, partendo da dei risultati già acquisiti e verificati, mentre è piuttosto debole quando si parte da zero.
L’ultima metodologia quantitativa che prendiamo in esame è simile al Run Rate ma richiede un’estrapolazione dei dati da un periodo dinamico, cioè variabile in base al lasso di tempo che consideriamo. Sembra complicato ma con un piccolo esempio tutto sarà più chiaro.
Diciamo che vuoi ottenere una previsione delle vendite per i prossimi 6 mesi e puoi attingere informazioni da gli scorsi 3 anni: quello che dovrai fare è suddividerli in gruppi di 6 gruppi da 6 mesi ciascuno.
Guardando lo schema avrai questa situazione:
Dal grafico risulta quindi che la media mobile semplice per i primi tre periodi da 6 mesi è di 138.866,67$
Questo risultato è ottenuto sommando il fatturato dei primi 3 periodi da 6 mesi (125.000$ + 145.600$ +146.00$ =416.600$) e dividendo il tutto per 3, in modo da darti il valore medio.
Qui è dove questo metodo di previsione vendite si differenzia dal precedente Run Rate: dal momento che stiamo parlando di una media mobile semplice, ogni risultato può essere spostato avanti di un’unità di 6 mesi, ottenendo lo stesso calcolo per il periodo 2-4 e, nuovamente, per quello 3-5.
Quindi, quando dovrai prevedere i prossimi 6 mesi (il sesto periodo, per intenderci), non dovrai fare alto che utilizzare la Media Mobile Semplice del periodo 5.
Tra tutti i metodi quantitativi presi in esame, questo tende ad essere più accurato e flessibile, superando in efficacia anche il Run Rate che, applicato a questo caso specifico, avrebbe portato ad un’accuratezza notevolmente minore, sottoponendoti al rischio di sbagliare le previsioni.
Come avrai potuto capire da questo viaggio attraverso le metodologie di previsione delle vendite di tipo quantitativo, non esiste la soluzione perfetta in assoluto ma bisogna lavorare per individuare quale tra tutte quelle a tua disposizione è più accurata ed efficace in relazione al tipo di business in cui operi: per questo motivo il nostro consiglio è di prenderti il tempo che ti serve per trovare la soluzione più adatta alle tue esigenze e, per quanto possibile, di sperimentare un po’ prima di condividerla con il tuo team, confrontandoti anche con altri esperti del settore.
