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Software CRM per team di vendita ad alte prestazioni
Puoi chiamarlo responsabile vendite, sales manager o come più ti piace ma, indipendentemente dal termine utilizzato, il responsabile commerciale è il perno su cui si basano tutte le strategie della tua rete agenti!
La prima cosa da fare è definire concretamente quali sono le mansioni, i compiti e il carico di lavoro che questa figura professionale deve affrontare e a tal proposito è bene fare subito una prima distinzione tra coloro che lavorano con reti vendita di grandi dimensioni e tra quelli che, invece, sono a capo di team più piccoli.
Ovviamente nel secondo caso il sales manager dovrà gestire più aspetti che, nelle realtà più strutturare, vengono affidate a collaboratori o ruoli manageriali intermedi.
Ma torniamo al cuore di questo articolo e cerchiamo di capire meglio quali sono le attività che caratterizzano il lavoro di questa figura professionale:
Un bravo responsabile commerciale può essere paragonato al comandante sul campo di un’unità militare: ha ben chiari gli obiettivi da raggiungere, possiede il quadro generale della situazione e ha tutte le informazioni strategiche (anche le più riservate) utili a guidare la sua squadra. A lui spetta la responsabilità di mettere in pratica la propria esperienza per sfruttare al meglio le condizioni che si sono create e, dal punto di vista pratico, questo si traduce in una serie di attività specifiche, tra cui:
Per fare tutto questo è indispensabile che la figura che ricopre il ruolo di responsabile commerciale abbia una buona esperienza pregressa come venditore, in modo da conoscere e comprendere ogni singola fase delle trattative e, soprattutto, parlare una lingua comune con i propri collaboratori. Per una rete vendita non c’è niente di più pericoloso di un responsabile che non viene stimato e riconosciuto dagli agenti che deve gestire: si innescherebbe un effetto dominio che influenzerebbe in maniera negativa non solo l’umore della squadra ma, più in generale, le performance di tutti.
D’altro canto, però, non sempre un bravo commerciale ha il talento per diventare un responsabile: ci sono alcune caratteristiche fondamentali che i leaders delle vendite dovrebbero avere e su cui è necessario un continuo lavoro di sviluppo e rinforzo da parte del management.
Il responsabile commerciale è, a tutti gli effetti, la prima persona chiamata a rispondere della qualità del lavoro del proprio team ed è per questo che quando l’azienda decide di espandere la propria rete agenti, è bene coinvolgerlo attivamente nel processo di selezione dei nuovi candidati. Indipendentemente che tutto il lavoro sia affidato a lui o che si affianchi “semplicemente” agli esperti di HR, il ruolo di un sales manager in fase di colloquio è preziosissimo: chi meglio di lui può testare le competenze tecniche, le soft skills e l’eventuale esperienza pregressa di un potenziale nuovo commerciale?
Una volta inserite le nuove risorse, il lavoro del responsabile commerciale in ambito formativo non si esaurisce di certo! Sua è la responsabilità di analizzare le performance della squadra, valutare la necessità di organizzare riunioni, incontri o lezioni di approfondimento al fine di ridurre gap tecnici, correggere errori o, semplicemente, migliorare quanto di buono è già in atto.
Se la formazione non basta, il responsabile vendite ha il compito di organizzare l’affiancamento o, detta all’americana, il coaching dei commerciali più inesperti o che stanno vivendo un momento negativo: questo vuol dire che il direttore deve prevedere nel monte ore da dedicare alla varie attività, anche lo spazio e il tempo per tornare “sul campo” e mostrare in maniera pratica ai collaboratori come si devono approcciare determinate sfide.
Ovviamente, anche per questa figura professionale vecchio detto “non si finisce mai d’imparare” e per questo, ogni responsabile deve essere sempre “sul pezzo”, informato e aggiornato su una vasta quantità di dati, tra cui:
Abbiamo visto che alla base dell’attività di gestione del team commerciale ci deve essere la capacità di comprendere ed interpretare reportistiche e analisi delle performance nel minor tempo possibile e con la maggior precisione! Migliore è la qualità dei dati a disposizione e maggiore sarà l’accuratezza di previsioni di vendita e delle azioni di supporto alla forza vendita sul campo.
Perché ciò accada bisogna che i responsabili commerciali siano messi nelle migliori condizioni possibili per lavorare: i venditori devono tenere aggiornate le informazioni, i software utilizzati (CRM, gestionale ordini…) devono essere facili da utilizzare e, soprattutto, devono permettere la possibilità di filtrare agevolmente i dati contenuti al loro interno.
Un volta ottenuto il quadro della situazione, un bravo responsabile commerciale deve essere in grado, a sua volta, di produrre report e presentazioni efficaci, concise e centrate su quelli che sono i veri bisogni dei destinatari. Andamento delle performance, problemi nel gestire determinati clienti, lunghezza media degli appuntamenti, flessioni nel numero di trattative chiuse sono alcuni dei contenuti perfetti per le riunioni con il team di vendita; progressione rispetto agli obiettivi, feedback sui prodotti, richieste dei clienti, risultato di particolari campagne o scontistiche possono invece essere presentati al management.
Uno dei compiti più importanti per il responsabile commerciale è quello di fungere da collegamento tra la rete vendita e gli altri reparti dell’azienda e, in particolare, con marketing e produzione. Si tratta di un confronto importantissimo perché permette a chi studia e sviluppa i nuovi prodotti e le relative strategie di promozione di toccare con mano feedback, sensazioni, esperienze dei clienti.
Qualora, per esempio, dalle attività di marketing arrivassero moltissimi nuovi contatti potenziali ma, una volta incontrati in fase di prospecting, la maggior parte di questi si dimostrasse non in target, senza un collegamento rapido e diretto con chi cura la comunicazione si correrebbe il rischio di continuare ad alimentare la macchina di vendita con dati sbagliati: un buon rapporto tra responsabile commerciale e direttore marketing, invece, permette maggiore efficacia e tempestività.
All’inizio dell’articolo abbiamo accennato al fatto che questa figura professionale ha il compito di tradurre in operatività le strategie pensate dal direttore commerciale (se è previsto nell’organigramma) o della proprietà: si tratta di un passaggio delicato e centrale per il raggiungimento dei target aziendali. Un bravo sales manager deve aver la capacità di comprendere e vedere il disegno generale e saperlo tradurre in azioni concrete, suddividendo il carico di lavoro su base giornaliera, settimanale e periodico o mancherà i risultati attesi.
Ora che abbiamo visto quali siano le principali mansioni di questa figura manageriale, proviamo a capire come ridurne il carico di lavoro e ottimizzare alcuni dei suoi processi gestionali. Ci sono almeno due elementi su cui è possibile intervenire: qualità dei dati e gestione del tempo.
Abbiamo stabilito che, se un responsabile commerciale ha a disposizione informazioni aggiornate e realmente utili alla sua attività di tutti i giorni è molto facilitato sia nella generazione di reportistiche e previsioni di vendita, sia nella gestione della propria rete agenti. Per poter essere efficaci su questo aspetto è indispensabile lavorare alla fonte, mettendo i venditori, cioè coloro che producono e raccolgono la maggior parte dei dati, nella condizione d’inserirli in maniera immediata, il più istintiva possibile.
Il problema è che spesso la forza vendita non è dotata dei giusti strumenti o non viene formata correttamente sul loro utilizzo e la profilazione del cliente o la reportistica post visita viene vissuta come una noiosa incombenza, tempo prezioso sottratto alla vendita (o ad altre attività più piacevoli) o, peggio, come un tentativo di controllo e limitazione della libertà del commerciale.
Niente di più sbagliato! Quello che fa la differenza tra le squadre performanti e quelle che si muovono in maniera scostante è la capacità di seguire una procedura condivisa, saper sfruttare al meglio gli strumenti affidati e fare della condivisione dei dati con il management, una “best practice”.
L’altro grande campo di battaglia per un responsabile commerciale è l’ottimizzazione delle proprie giornate lavorative. Nelle reti agenti più piccole il rischio per il sales manager è di essere una sorta di “one man band” e di dover gestire contemporaneamente più fronti aperti; in quelle più grandi e strutturate, invece, il rischio è che l’attenzione del responsabile vendite sia assorbita dall’attività di relazione con il management e dalla generazione di tonnellate di report, analisi e diagrammi.
Quello che può fare la differenza, anche in questo caso, è la scelta dei giusti strumenti e l’adozione del corretto approccio: i report di vendita e i forecast devono essere agili, mirati e strutturati bene, per evitare il rischio di “paralisi nell’analisi” ma, sopratutto, devono essere usati nel giusto modo! Informazioni e strumenti a sostegno dei propri venditori, come supporto alla loro formazione e stimolo a fare di più, mai come mezzi per esercitare il controllo fine a se stesso!
Iniziare con il giusto CRM, semplice da usare ma contemporaneamente ricco di funzioni innovative, pensato per il mobile ed in grado di essere realmente di supporto ai venditori sul campo: un vero e proprio assistente virtuale al servizio della rete agenti, capace di ridurre il peso della routine e delle incombenze quotidiane e, allo stesso tempo, fornire un quadro esaustivo della situazione al management.
Infine, una volta scelta la giusta piattaforma, è importante diffondere una corretta cultura del CRM all’interno dell’azienda, mostrando e dimostrandone i benefici e costruendo strategie flessibili e orientate dal corretto uso dei dati.
